Collection-Admin

Collection-Administratoren können die ihnen übertragene Collection weitgehend selbst verwalten. Aufgaben der Collection-Admins sind:

• Vergabe von Submit-Rechten an andere Team-Mitglieder
• Eingabe und Pflege der Collection-Metadaten (d.h. die Verwaltung der Collection-Homepage)
• Pflege der Item-Metadaten
• Zurückziehen von Items, falls das nötig ist

Für die Rechtevergabe oder für die Bearbeitung der Collection-Metadaten wählen Sie Ihre Collection aus. Für die Pflege der Item-Metadaten oder um ein Item zurückzuziehen wählen sie das zu bearbeitende Item aus.

Submit-Recht vergeben

Als Collection-Admin können Sie Rechte delegieren. Insbsondere können Sie das Recht vergeben, sebstständig Items anzulegen, d.h. Forschungsdaten in Ihrer Collection zu speichern. Voraussetzung hierfür ist die Existenz einer Submitter-Gruppe. Um eine solche Gruppe zu erzeugen, klicken Sie auf Collection-Ebene auf den Reiter "Assign Roles" und dann auf "+Create" in der Submitters-Box, siehe Abbildung.

Die Gruppe ist nun erzeugt worden.

Durch Klick auf den neu erzeugten Link "COLLECTION_..._SUBMIT" gelangen Sie auf die Seite "Edit group". Scrollen Sie zum Abschnitt "EPeople", siehe Abbildung.

"EPeople" sind in der DSpace-Begriffswelt Nutzende. Nach Klick auf "Search" öffnet sich eine Liste der bekannten Repositoriums-Nutzenden. Aus dieser Liste können Sie Nutzende durch Klick auf "+" in die Gruppe aufnehmen und ihnen so das Submit-Recht verleihen.

Um aufgenommen werden zu können, müssen Personen dem System bekannt sein. Bekannt sind dem System alle Personen, die sich zuvor ins Repositorium eingeloggt haben. Bitten Sie also Personen, die aufgenommen werden sollen, sich einmal einzuloggen. Dabei ist es nicht erforderlich, während der Aufnahme in die Gruppe im Repositorium eingeloggt zu sein. Ein früheres Einloggen reicht.

Weitere Collection-Admins ernennen

Sie können weiteren Personen Collection-Admin-Rechte geben und so z.B. einen Stellvertreter ernennen. Gehen Sie hierfür unter dem Reiter "Assign Roles" in die Box "Administrators". Das weitere Vorgehen ist analog zur Vergabe des Submit-Rechts.

Edit Collection Metadata

Unter dem Reiter "Edit Metadata" auf Collection-Ebene können Sie zusätzliche Informationen zu Ihrer Collection in ein Formular eingeben, siehe Abbildung.

Auf diese Weise können Sie die Collection-Homepage gestalten. Nach Übernahme der Einträge durch Klick auf "Save" wird die Collection-Homepage folgendermaßen dargestellt:

Die Löschung der Collection sowie das Hochladen eines Logos werden zwar auch über das Metadaten-Formular angeboten, aber für die Ausführung reichen Ihre Rechte als Collection-Admin nicht aus. Lassen Sie sich in diesen Fällen vom Servicezentrum Forschungsdatenmanagement unterstützen.

Item-Metadaten bearbeiten

Item-Metadaten beziehen sich auf einen Forschungsdatensatz. Ihre Anpassung ist wünschenswert, wenn

• Fehler in den Daten oder Metadaten bekannt geworden sind,
• Publikationen zu den Forschungsdaten erschienen sind,
• Eine neue Version der Forschungsdaten herausgekommen ist und verlinkt werden kann.

Fehler in den Metadaten werden am besten einfach korrigiert.

Fehler in den Daten sollten in den Metadaten beschrieben werden oder ein Erratum verlinkt werden. Eine einfache Ersetzung der Daten ist in Forschungsdatenrepositorien generell unerwünscht und sogar verboten, wenn bereits ein DOI für die Daten vergeben worden ist. Ist eine korrigierte Version der Daten verfügbar, bietet sich die Erzeugung einer neuen Version des Items an.

Publikationen, Errata sowie neue und alte Versionen werden in das Metadatenfeld "Relation" eingetragen.

Die Metadaten eines archivierten Items können auf der Seite "Edit Item" unter dem Reiter "Metadata" gefunden und geändert werden.

Item zurückziehen

Manchmal kann es erforderlich sein, Forschungsdaten zurückzuziehen, beispielsweise bei rechtlichen Problemen. Wenn ein Item zurückgezogen wird, sind die Forschungsdaten und Item-Metadaten anschließend nicht mehr öffentlich zugänglich. Die Daten werden aber nicht gelöscht, sondern bleiben unter Verschluss erhalten. Der Verpflichtung, Forschungsdaten aus Gründen der guten wissenschaftlichen Praxis aufzuheben, wird also auch nach dem Rückzug Genüge getan.

Statt der Links zu den Daten-Files wird auf der Web-Seite des Items eine Nachricht ("tombstone") gezeigt, dass die Daten zurückgezogen sind.

Um ein Item zurückzuziehen, gehen Sie auf die Seite "Item Edit" und klicken auf die Schaltfläche "Withdraw", zu finden unter der Reiter "Status".

Weitere Möglichkeiten

Collection-Administratoren besitzen im Prinzip noch weitere Rechte als die hier beschriebenen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Möglichkeiten kann in der DSpace-Dokumentation gefunden werden. Das Servicezentrum Forschungsdatenmanagement rät von einer Nutzung dieser Rechte ohne Absprache mit uns ab.